Agendamento e relacionamento com pacientes pelo WhatsApp, para clínicas e consultórios.
Consultas marcadas pelo WhatsApp, agenda do médico cheia e recepção sem o telefone tocando.
No WhatsApp da clínica, o paciente marca a consulta por um menu guiado e, para qualquer outra necessidade, conversa com a assistente em linguagem natural: remarcar, confirmar, cancelar, tirar dúvidas, a qualquer hora. Quando precisa de gente, a recepção entra com o contexto pronto. O médico abre o dia com a agenda preenchida, organizada e sem surpresas.
O paciente marca pelo WhatsApp e uma assistente responde o resto. A recepção acompanha tudo num painel. O médico abre o dia com a agenda cheia.
plano básico a partir de R$ 499 de setup + R$ 499/mês · até 1.000 conversas por mês · 15 dias sem cobrança
de faltas é a média relatada em consultórios no Brasil. Os bem geridos ficam entre 5% e 12%.
menos faltas com lembrete na véspera, reforço no dia e confirmação de um toque.
de receita perdida a cada falta. Faça a conta: 20 consultas por dia, 20% de faltas e R$ 250 a consulta são 4 faltas por dia, ou R$ 22 mil por mês que a clínica deixa de receber.
Fontes: médias de mercado levantadas pela Customer Art a partir de dados públicos de FollowCare, ByDoctor, Fácil Consulta e Agendar Saúde. Não são resultados do produto.
O paciente marca, remarca e confirma a consulta sozinho, pelo WhatsApp.
Ele escreve para o número da clínica a qualquer hora. Um menu guiado marca a consulta: médico, horário, pronto. Para todo o resto, uma assistente inteligente responde em linguagem natural: remarcar, confirmar, cancelar, tirar dúvidas. Se precisar de uma pessoa, a recepção entra na conversa.
- Marca pelo menu, resolve o resto conversandoA marcação é um fluxo guiado pelo chatbot, 24 horas por dia. Para remarcar, confirmar, cancelar ou tirar dúvida, a assistente entra em linguagem natural ("quinta à tarde tem?").
- Só horários que existem, com dúvidas respondidas na horaO menu lista os horários livres da agenda; a assistente oferece até três por vez e responde convênios, valores e endereço com a base da clínica. Nunca inventa, nunca dá orientação médica.
- Confirmação de um toqueBotão, texto ("confirmo", "estarei lá") ou áudio. A consulta muda de estado no painel em silêncio, sem mensagem de volta.
- Gente quando precisaCobrança, reclamação, atestado, exame ou pedido explícito: a recepção entra com o motivo e um resumo, e o paciente não repete nada. Fora do horário, o pedido fica registrado com a hora de retorno.
A recepção vê o dia inteiro em uma tela e resolve cada pendência com um clique.
O painel mostra quantas consultas há hoje, quem confirmou, quem já chegou e quem está esperando resposta. Cada consulta abre os dados do paciente, a conversa e os botões de confirmar, reagendar, lembrar e chamar.
- Agenda unificada por profissional, com Google Agenda, Feegow ou agenda interna.
- Pendências com o botão que resolve e sala de espera com o tempo de cada paciente.
- Cinco indicadores do diaConsultas, confirmações com barra de progresso, sala de espera com o maior tempo, conversas esperando gente e pendências.
- Agenda unificadaUma coluna por profissional, com o selo da fonte: Google Agenda, Feegow ou agenda interna. Estado de cada consulta em cor.
- Fontes conectadasSe o Google ou a Feegow pararem de responder, a recepção sabe antes do paciente.
- Ações na mãoConfirmar, reagendar, editar, enviar lembrete, chegou, atendido, cancelar. Cada uma avisa o paciente só quando faz sentido.
- Jornada em sete etapasSolicitação, triagem, agendado, confirmado, check-in, atendido e pós-consulta, com quem fez e por onde.
Pendências com o botão que resolve
Cada pendência traz o botão que a resolve: lembrete, confirmar, ver o paciente, abrir a conversa.
Sala de espera com o tempo de cada paciente
Check-in, chamar e atendido. O tempo de espera é o número que a recepção olha de verdade, e ele vira relatório no fim do mês.
Histórico de conversas de cada paciente
Quantas conversas a assistente resolveu sozinha, quantas passaram para a recepção e a linha do tempo de cada uma, com as ações que o chatbot e a assistente executaram.
O médico vê a própria agenda cheia e organizada, no celular.
Ele enxerga só as consultas e os pacientes dele. Marca a consulta como atendida, recomenda o retorno, e o sistema convida o paciente na data certa. Se ele já usa Google Agenda ou Feegow, a agenda continua lá: o ArtONE Saúde lê e escreve nela, sem marcação duplicada.
- Retorno recomendado em um toque: a régua convida o paciente na data certa.
- Quem faltou ou sumiu é convidado de volta, sem trabalho da recepção.
- Retorno recomendado em um toque15, 30, 60, 90 ou 180 dias. A régua convida o paciente 9 e 2 dias antes do prazo e para sozinha quando ele marca.
- Escopo pelo vínculoQuem tem vínculo com um profissional vê só as consultas e os pacientes dele, qualquer que seja a tela. Nada de olhar a agenda do colega.
- Quem faltou volta a ser convidadoFalta registrada 30 minutos depois do horário sem check-in. No horário permitido sai a mensagem para remarcar.
- Quem sumiu recebe um convite de volta12 meses sem consulta e nada marcado pela frente: a clínica oferece os horários do profissional de sempre.
Lembretes, confirmações e convites saem sozinhos, no horário que a clínica definir.
O sistema manda a mensagem certa na hora certa: lembrete na véspera, reforço no dia, pesquisa depois da consulta, convite de retorno. Tudo dentro da janela de envio da clínica (das 9h às 18h, por padrão) e sem repetir mensagem.
- Véspera: lembrete com botões de confirmar, não poderei comparecer e reagendar.
- Sem resposta ou falta: entra na fila da recepção e o paciente recebe convite para remarcar.
- 2 h depois da consulta: pesquisa de satisfação; nota alta recebe convite para avaliar no Google.
- Retorno e cobrança: convite de retorno na data que o médico recomendou e Pix da consulta particular dentro da conversa.
| Quando | O que sai | O que muda |
|---|---|---|
| Véspera | Lembrete de 24 h com três botões: Confirmar presença · Não poderei comparecer · Reagendar. | Resposta vira estado no painel. "Não poderei" abre pendência para a recepção; o sistema não cancela sozinho. |
| 2 h antes | Lembrete do dia com o endereço. Consulta antes das 8h avisa no fim da tarde da véspera. | Reforço de comparecimento sem nova conversa. |
| Sem resposta ou falta | Convite para remarcar a quem faltou, no horário permitido. | Sem resposta em 4 h, a consulta vira "não confirmada" e entra na fila da recepção. Sem check-in 30 min após o horário, a falta é registrada. |
| 2 h após a consulta | Pesquisa de satisfação: nota de 1 a 5 e, em seguida, o motivo em uma frase. | Nota 4 ou 5 recebe o convite para avaliar no Google. Nota baixa vai ao relatório de gestão. |
| 9 e 2 dias antes do prazo | Convite de retorno com os botões Agendar retorno · Agora não. | Para sozinho quando o paciente marca com o mesmo profissional ou responde "Agora não". Sete dias sem resposta viram pendência. |
| Ao marcar particular | Cobrança por Pix: valor, titular e CNPJ na conversa; a chave sozinha na mensagem seguinte. | A recepção marca "recebido". Sem pagamento em 24 h, vira pendência. Ou a clínica escolhe cobrar no balcão. |
A clínica configura tudo isso com a ajuda da Customer Art.
Janela de envio, prazos de lembrete e de falta, horário da recepção, voz da assistente, pagamento, retorno, campanhas e LGPD. Cada regra tem um padrão de fábrica e um campo em Configurações. No setup, a Customer Art ajusta tudo com a clínica; depois, o que a gestão muda vale para toda a equipe na hora.
Ver todos os parâmetros que a clínica configura
Agenda
- Duração padrão da consulta30 min
- Antecedência mínima para marcar60 min
- Agenda aberta até60 dias
- Pré-reserva durante a conversa5 min
- Encaixe fora da gradepor profissional
Lembretes e hora de falar
- Janela de envio9h às 18h
- Consulta cedo avisa na vésperaantes das 8h
- Sem resposta vira pendência após4 h
- Falta registrada após o horário30 min
- Folga entre mensagens ao mesmo paciente10 min
Atendimento humano
- Dias da recepçãoseg a sex
- Horário8h às 18h
- Pedido fora do horáriovira pendência
- Trote: ocorrências até bloquear3 em 30 dias
- Assunto fora do escopo vai parae-mail da clínica
Voz da assistente
- Nome da assistentea escolher
- Saudaçãoa escolher
- Despedidaa escolher
- Base de conhecimentoeditável
- Orientações por tipo de consultaeditáveis
Pagamento
- Modobalcão ou Pix
- Chave, titular e CNPJda clínica
- Cobrar sozinho ao marcarligado
- Avisar a recepção sem pagamento após24 h
- Valor por tipo de consultaeditável
Pós-consulta e retorno
- Prazo do retorno30 dias
- Convites antes do prazo9 e 2 dias
- Hora do envio10h
- Pesquisa depois da consulta2 h
- Perguntar o motivo da notaligado
- Link de avaliação no Googlea informar
Recursos liga e desliga
- Pesquisa de satisfação e Googleon/off
- Régua de retorno automáticaon/off
- Mensagem para quem faltouon/off
- Assistente responde na conversaon/off
- Aniversário e reativaçãoon/off
Campanhas
- Convidar de volta após12 meses
- Hora do envio10h
- Máximo por dia30
- Só para quem já foi atendidosempre
- Só com consentimentosempre
LGPD e aparência
- Texto do aceiteda clínica
- Retenção dos dados1825 dias
- Apagar automaticamenteon/off
- Cor principal e logoda clínica
- Modo claro ou noitepor pessoa
